Кейс: Олимпиада для школьников на автомате через чат-бот...

и все это:

без создания сайтов и программирования;
без покупки дорогостоящей платформы или ПО;
без ожидания реализации 1-2 месяца, а сделать - меньше, чем за 2 недели;
без больших трат и бюджетов...

с помощью чат-бота в Телеграм!

Как было ДО:

заявки/регистрации приходили на адрес электронной почты,
заявки вручную обрабатывались,
отправлялся тест,
решенный вариант приходил обратно, считали баллы и из которых выбирали победителей,
далее участники приглашались на 2й, очный этап.

В чем был запрос:

Разработать ПО/сайт/платформу для автоматизации проведения 1го этапа Школьных Олимпиад в вузе в сжатые сроки и с ограниченным бюджетом.

Разработчики/подрядчики предлагали такие варианты:

разработка на сайте (долго - порядка 1-2 месяца и дорого - более 100к);
арендовать уже готовую платформу (на базе готового решения, но есть риски +мягко говоря, недешево);
далее проводить вручную.

Что было предложено мной:

Использовать синергию 2х сервисов: Онлайн-форм (более качественная проверка вводимых данных) + чат-бот платформы (которая уже активно использовалась для другого проекта (проведение Проф.тестирования).

В итоге:

разработка ботов и заведение/настройка форм составила порядка 2 недель (т.к. необходимо было провести Олимпиаду для 3х классов (9, 10 и 11) и по 2м направлениям (предпринимательство и ИТ));
стоимость в разы меньше предлагаемых вариантов;
возможность общения с участниками в чате на бот-платформе + автоматическое формирование списка участников в гугл-документ;
отправка на почту ответственным лицам уведомлений о новых прохождениях;
интерактив в виде небанального прохождения заданий;
все на автомате (регистрация, выдача заданий, подсчет баллов, формирование списка участников с количеством набранных баллов.

Теперь немного в красках и с примерами реализации...

Первичная информация о проведении Олимпиады располагалась на сайте вуза, в виде баннера.

Далее, после клика на баннер, шел выбор Направления и класса, после чего, пользователь попадал на соответствующую форму регистрации:

Изначально планировалось, что все регистрационные данные будут собираться в боте, но тест показал, что пока не очень релевантная проверка данных происходит в боте, поэтому - используем сервис создания онлайн-форм с более продвинутыми возможностями валидации форм.

После заполнения формы на емейл ответственного приходит уведомление о новой регистрации:

Далее идет переадресация на мини-лендинг бота:

Конверсия в прохождение каждого из ботов - более 58%

И далее уже коммуникация происходит внутри бота:

Так выглядит начало бота

Схема бота

Лайфхак, который был применен для реализации "рандомности" (аналога случайного выпадения варианта заданий), т.к. у платформы нет нужного функционала для такой задачи: